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操作程序手册
  • 政策过程

    • 操作程序手册
    第九章-总则
    先前发布日期:2012年2月3日
    出版日期:2022年1月7日
    政策审查日期:2023年7月3日
    保单持有人:总裁

     

    9.21记录和信息的管理和保存

    I. 政策声明

    世界杯官方app下载(世界杯官方app)认识到需要按照所有州和联邦法律及相关法规有序地管理和检索所有官方记录，并制定文件记录保留和销毁时间表. 所有官方记录将按照世界杯官方app认证中规定的保存期保存 记录保留时间表. 在指定的时间之后, 官方记录必须以符合下列规定的方式处理, 并系统地按照, 规定的记录和信息管理准则和程序.

    II. 基本原理

    世界杯官方app的主席, 作为国家机构负责人, 谁负责妥善管理德州政府法典中规定的州档案, 第441章. 州法律要求每个州机构负责人任命一名记录管理官员(RMO)，作为该机构在所有记录和信息管理政策问题上的代表, 根据德州政府法典第441条，责任和法定合规.184.  世界杯官方app RMO也被称为记录保留官.

    3。. 范围

    这项政策适用于所有世界杯官方app的教职员工和学生.

    IV. 本政策的网站地址

    http://www.pakata.net/hop/chapter9/9-21.html

    V. 相关法规、政策、要求或标准

    世界杯官方app或UT系统政策或校董会规则 & 规定

    1. 德克萨斯大学系统(UT系统)政策 UTS115记录和信息管理和保留政策
    2. 世界杯官方app 跳策略.08 德克萨斯州公共信息法
    3. 世界杯官方app 跳策略.09 研究和其他赞助项目数据或记录的所有权和保留

    其他法规、政策 & 标准

    1. 《世界杯官方app下载》第441章, 图书馆及档案馆
    2. 13《世界杯官方app》第6条.91-6.97, 状态记录
    3. 德州政府法典，第552章, 德州公共信息法案
    4. 合同条款和条件及其他有约束力的协议
    5. 适用于档案管理的联邦法律法规.

    VI. 联系人

  • 如果您对跳政策有任何疑问.21, 记录及资料的管理及保存; 联系公共信息办公室的记录保存官.
    http://www.pakata.net/openrecords/retention.html

    如果您对场外记录存储有任何疑问，请与邮件服务部联系.
    http://www.pakata.net/pds/records

    如果你对大学档案有任何疑问, 联系世界杯官方app图书馆特别馆藏部.
    http://lib.pakata.net/specialcollections

    7。. 定义

    官方国家记录
    任何书面, 摄影, 机器可读的, 或其他记录信息, 包括所有电子存储信息(ESI), 或由世界杯官方app或代表世界杯官方app创建或接收的记录世界杯官方app业务活动的任何其他媒体. 这些包括, 但不限于, 世界杯官方app部门的行政记录和研究记录. 参见跳 10.有关研究记录和数据管理的更多详情，请参阅09.

    副本和非记录副本
    重复的文件, 副本和/或方便副本, 图书馆的资料, 原本打算分发的过时表格或小册子的库存不被视为正式记录或记录副本.

    生命状态记录
    Vital state records are those necessary to the resumption or continuation of state agency operations in an emergency or disaster; the re-creation of the legal and financial status of the agency; or the protection and fulfillment of obligations to the people of the state. 这些记录将根据德克萨斯州政府法典第441条进行识别和保护.183.

    档案国家记录
    档案状态记录是那些具有持久历史价值的记录，将由大学档案馆持续保存，直到其档案管理员根据对记录的重新评估表明不再值得进一步保存为止. 这些记录将根据德克萨斯州政府法典第441条进行识别和维护.181.

    大学档案馆
    世界杯官方app大学档案是世界杯官方app具有持久历史价值记录的官方存储库. 大学档案馆由世界杯官方app图书馆特别馆藏部管理.

    国家机密记录
    根据《世界杯官方app下载》限制或拒绝公众访问的任何州记录, 第552章, 或其他州或联邦法律.

    记录保留时间表
    世界杯官方app记录保留时间表提供了校园内每个部门的官方状态记录列表，并规定了授权保留的期限. 国家机构记录保留时间表必须由德克萨斯州图书馆和档案委员会以及德克萨斯州审计办公室根据德克萨斯州政府法规批准, 第441章.

    8。. 责任

    1. 员工
      1. 保持记录按照 记录保留时间表 这个政策.
    2. 新闻主任(私人资料主任)
      1. 协调对适当提交世界杯官方app的世界杯官方app请求的答复.
    3. 档案管理主任/档案保存主任
      1. 作为所有记录和信息管理问题的代表, 政策, 责任及法定遵从. RMO由校长任命为世界杯官方app的记录管理官员, 并且必须每年向总统汇报.
    4. 世界杯官方app大学档案
      1. 评估记录以确定保留价值.
      2. 保管、保存并提供对具有持久历史价值的记录的访问权.
    5. 德克萨斯州立图书馆
      1. 监督国家机构记录保留时间表的认证和保存时间表上未列出的记录的销毁/存档. 

    IX. 程序

    1. 保留 & 销毁国家记录

    所有官方的州记录都应保存在《世界杯官方app》中所列的最短时间内 记录保留时间表. 副本或非记录方便副本在不再有用时应销毁，保存时间不得超过正式记录副本.

    尽管有最低保留期限, 超过保存期限的国家笔录，因诉讼不得销毁, 索赔, 谈判, 审计, 公开纪录/公开资料要求, 行政复议, 或其他涉及该记录的行为在该记录的保存期限届满前被发起. 在诉讼完成并解决由此产生的所有问题后，官方国家记录将被销毁.

    如果没有发起上述诉讼或其他诉讼, 记录可按照批准的保存期限销毁 记录保留时间表. 在处理官方记录之前, 必须遵守国家和事业单位档案信息管理的各项规定和政策.

    州记录未列就批准 记录保留时间表 除非得到德州州立图书馆的明确批准否则不得销毁. 请咨询RMO以获得批准.

    1. 档案的要求

      具有持续历史价值的记录在 记录保留时间表 有档案审查或移送档案要求的. 指定的档案审查记录必须由学校档案馆的工作人员审查，以确定是否必须转移到档案馆或可以销毁. 《世界杯官方app》中指定的档案移送必须移送档案室.

      记录保留时间表包含以下档案审核代码:

      1. 在档案保存表的“档案”栏中标有“I”的档案系列，如符合保存要求或不再供本系使用，必须转至大学档案馆. 请与特别收藏部联系以启动转账.

      2. 在档案保存时间表的“档案”一栏中标有“O”号并符合保存要求的记录系列，必须由大学档案馆的职员进行审查，以决定是否必须将该记录转交给大学档案馆或必须销毁.

      2. 记录保留计划中的其他记录可能具有持久的历史价值, 特别是如果他们记录了历史, 组织, 以及大学院系的主要职能, 办公室, 或附属组织. 特殊收藏可以提供咨询，以帮助确定一个记录或一系列记录是否具有档案价值.   

    2. 记录发布(德州公共信息法)
      根据《世界杯官方app下载》要求提供文件的书面请求应直接发送至 新闻主任 并根据《世界杯官方app下载》的规定立即处理. 参见世界杯官方app 跳策略 9.08, 德克萨斯州公共信息法.

    3. 保留时间表及修订
      的 记录保留时间表 是否可以定期修改以包括新创建的记录系列, 更改保留期, 或者删除不再保存的记录系列. 在任何修订生效之前，必须遵循并完成适当的批准程序. 与管理主任协商，以便对现有的记录保留时间表提出任何修订建议.

    X. 实施的特别说明

    没有一个

    XI. 表单和工具/在线流程

    世界杯官方app记录保留时间表
    要求储存纪录
    储物盒标签

    十二世. 附录

    没有一个

    十三世. 批准/日期修改

    01-07-2022
    02-03-2012